Kadrovska mapa je prisotna v vseh večjih in manjših podjetij. Vsak zaposlen ima personalno mapo, ki vsebuje dokumente o postopku zaposlitve in o delovnem razmerju. V njem moramo imeti spravljena dokazila o izobrazbi delavca in o posameznih izobraževanjih, ki jih je delavec opravil. Vsebovati mora tudi potrdila o usposabljanju, razvoju delavca in obvestila o letnem dopustu vsakega delavca.
Kadrovska mapa nikakor ne sme vsebovati fotokopij uradnih in osebnih dokumentov, razen če so ti pomembni za ohranjanje delovnega razmerja. To se zgodi v primeru, da ima naš delavec delovno vizo. Kadrovske mape se nikoli ne zavrže ampak se jo trajno arhivira.
Vsaka kadrovska mapa ima tudi določene interne akte, priporočljivo je, da vsaka mapa vsebuje vsaj akte o plači in o nagrajevanju, o letnem dopustu in o nadurah delavcev, akte o odškodninski odgovornosti in o delovnem času, pa tudi akt o službenem vozilu in drugih napravah, ki jih lahko delavec dobi v uporabo med zaposlitvijo.
Vsebina
Elektronski arhiv nadomešča klasičen način arhiviranja
Elektronski arhiv nam omogoča, da na različnih medijih arhiviramo vse pomembne dokumente in račune, ki jih imamov podjetju. Tako arhiviranje je ključno, saj moramo vedno imeti vse podatke našega podjetja na voljo, takoj ko jih rabimo.
Elektronski arhiv je narejen tako, da lahko tudi beležimo vsak vpogled v določene dokumente. Tako da bo vsakič, ko bo kdo uporabljal arhivske dokumente točno zabeležena ura in datum vpogleda. Zabeležil se bo tudi izpis posameznega dokumenta in spreminjanje dokumenta, če je do tega prišlo.
Elektronski arhiv rešuje podjetja iz zagate, saj je kopičenje dokumentov postalo zelo obremenjujoče. Sistemi, ki nam omogočajo elektronsko obvladovanje dokumentov, predstavljajo vitalni del organizacije in nam povečajo produktivnost. Izboljšajo nam komunikacijo s partnerji in kar je najpomembnejše, zmanjšujejo nam nepotrebne stroške. Zagotovo lahko trdimo, da je elektronski način hranjenja odpravil probleme klasičnega arhiviranja.
